Säännöt

SÄÄNNÖT

Vuosikokouksen 24.3.2018 hyväksymät uudet säännöt.
(Voimaan päätöspäivänä, 29.5.2018)

1 § Yhdistyksen nimi, kotipaikka, toimialue ja kieli
Yhdistyksen nimi on Uudenmaan Kirjoittajat ry, Nylands Skribenter rf.
Yhdistyksen kotipaikka on Helsinki. Yhdistyksen pääasiallinen toimialue on Uudenmaan maakunta, mutta yhdistys voi järjestää satunnaisia tilaisuuksia myös muualla Suomessa tai ulkomailla. Yhdistyksen kielet ovat suomi ja ruotsi, rekisteröintikieli on suomi.

2 § Tarkoitus ja toiminnan laatu
Yhdistyksen tarkoituksena on toimia kirjailijoiden ja kirjoittajien yhdyssiteenä ja työskennellä kirjallisuuden ja kirjoittamisen harrastuksen lisäämiseksi.

Tarkoituksensa toteuttamiseksi yhdistys järjestää kokouksia, keskustelu-, esitelmä-, koulutus ja juhla- tai niihin verrattavia tilaisuuksia, tekee aloitteita, jakaa palkintoja ja myöntää apurahoja.

Yhdistys hankkii toimintansa toteuttamiseksi varoja jäsenmaksuilla, keräyksillä, arpajaisilla, ottamalla vastaan lahjoituksia, testamentteja ja muilla vastaavilla tavoilla.

Yhdistys voi omistaa ja hallita toimintaansa liittyviä tarpeellisia osakkeita ja kiinteistöjä sekä muuta omaisuutta.

3 § Yhdistyksen jäsenet
Yhdistykseen varsinaiseksi jäseneksi voi liittyä Uudenmaan maakunnan alueella, mutta myös muualla Suomessa asuva tai etnisesti muualta kotoisin oleva Suomen kansalainen, joka hyväksyy yhdistyksen tarkoituksen ja säännöt. Jäsenet hyväksyy hakemuksesta yhdistyksen hallitus. Saavutetut jäsenoikeudet säilyvät jäsenyyden voimassaolon ajan.

Kunniajäseneksi voidaan kutsua ansioitunut varsinainen jäsen ja henkilö, joka ei ole ollut yhdistyksen jäsen, kuitenkin siten, että jäsenenä olleella on sekä puhe- että äänioikeus. Kunniajäsenellä, joka ei ole, eikä ole ollut yhdistyksen jäsen, on puheoikeus mutta ei äänioikeutta.

Yhdistys voi ottaa myös kannattajajäseniä, jollaisia voivat olla myös yritykset ja yhteisöt. Kannattajajäsenillä on puheoikeus mutta ei äänioikeutta.

Jäsenellä on oikeus erota yhdistyksestä ilmoittamalla siitä kirjallisesti hallitukselle tai sen puheenjohtajalle, taikka ilmoittamalla erosta yhdistyksen kokouksessa pöytäkirjaan merkittäväksi.

Hallitus voi erottaa jäsenen yhdistyksestä, jos jäsen on jättänyt erääntyneen jäsenmaksunsa maksamatta tai muuten jättänyt täyttämättä ne velvoitukset, joihin hän on yhdistykseen liittymällä sitoutunut, tai on menettelyllään yhdistyksessä tai sen ulkopuolella huomattavasti vahingoittanut yhdistystä, tai ei enää täytä laissa taikka yhdistyksen säännöissä mainittuja jäsenyyden ehtoja.

Jäsenmaksu
Varsinaisilta ja kannattajajäseniltä perittävän vuotuisen jäsen- ja kannattajajäsenmaksun suuruudesta päättää vuosikokous erikseen molemmille jäsenryhmille. Kunniajäseneltä ei peritä jäsenmaksua.

Mikäli jäsen ei ole maksanut jäsenmaksuaan kuukauden kuluessa sen erääntymisestä lukien, hänellä on puheoikeus mutta ei äänioikeutta.

Mikäli jäsenmaksua ei vähintään kahden maksukehotuksen jälkeenkään ole kuluvalta jäsenmaksuvuodelta suoritettu, katsoo yhdistyksen toimeenpaneva hallitus jäsenen ilman eri ilmoitusta eronneeksi.

Eronnut jäsen voi niin halutessaan, esittämällä maksulaiminlyönnilleen perustellun ja hyväksyttävän syyn, hakea hallitukselta jäsenyyttä uudelleen. Mikäli yhdistyksen hallitus katsoo perustelut hyväksyttäviksi, tulee jäsenen hallituksen harkinnan ja päätöksen mukaisesti maksaa myös rästissä olevat maksut, ennen kuin yhdistyksen jäsenyys oikeuksineen ja velvollisuuksineen astuu uudelleen voimaan.

5 § Hallitus 
Yhdistyksen asioita hoitaa ja toimeenpanee hallitus, johon kuuluu vuosikokouksessa valitut puheenjohtaja ja 4–8 muuta varsinaista jäsentä sekä 2–4 varajäsentä.

Hallituksen toimikausi on vuosikokousten välinen aika.

Hallitus valitsee keskuudestaan varapuheenjohtajan, sekä ottaa keskuudestaan tai ulkopuoleltaan sihteerin, rahastonhoitajan ja muut tarvittavat henkilöt.

Hallitus kokoontuu puheenjohtajan, tai hänen estyneenä ollessaan varapuheenjohtajan kutsusta, kun he katsovat siihen olevan aihetta, tai kun vähintään puolet hallituksen jäsenistä sitä vaatii.

Hallitus on päätösvaltainen, kun vähintään puolet sen jäsenistä, puheenjohtaja tai varapuheenjohtaja mukaan luettuna on läsnä. Äänestykset ratkaistaan yksinkertaisella äänten enemmistöllä. Äänten mennessä tasan ratkaisee puheenjohtajan ääni, vaaleissa kuitenkin arpa.

Hallituksen päätehtävät ovat:
1. toimeenpanna yhdistyksen kokouksien päätökset
2. johtaa ja kehittää yhdistyksen toimintaa
3. valita tarvittavat työryhmät, toimikunnat ja niiden puheenjohtajat
4. vastata yhdistyksen taloudesta
5. pitää henkilötieto- ja yhdistyslain mukaista ajantasaista jäsenluetteloa
6. vastata yhdistyksen sidosryhmätyöskentelystä
7. laatia yhdistyksen toimintakertomus ja tilinpäätös
8. laatia toiminta- ja taloussuunnitelma seuraavaa toimintavuotta varten
9. hoitaa yhdistyksen tiedotustoimintaa
10. hyväksyä ja erottaa jäsenet
11. valita ja erottaa palkatut toimihenkilöt
12. päättää yhdistyksen ansiomerkkien myöntämisestä sekä kunniajäsenten kutsumisesta.

6 § Yhdistyksen kokoukset
Yhdistyksen vuosikokous pidetään vuosittain hallituksen määräämänä päivänä helmi-maaliskuussa.

Ylimääräinen kokous pidetään, kun yhdistyksen kokous niin päättää, tai kun hallitus katsoo siihen olevan aihetta, tai kun vähintään kymmenesosa (1/10) yhdistyksen äänioikeutetuista jäsenistä sitä hallitukselta erityisesti ilmoitettua asiaa varten kirjallisesti vaatii. Kokous on pidettävä kolmenkymmenen vuorokauden kuluessa siitä, kun vaatimus sen pitämisestä on esitetty hallitukselle.

Yhdistyksen kokouksissa on jokaisella varsinaisella jäsenellä sekä näiden sääntöjen 3 §:ssä määritellyillä äänioikeutetuilla kunniajäsenillä yksi ääni.

Hallituksen on kutsuttava yhdistyksen kokoukset koolle vähintään seitsemän vuorokautta ennen kokousta jäsenille postitetuilla kirjeillä, yhdistyksen kotipaikkakunnalla ilmestyvässä sanomalehdessä tai sähköpostitse.

Yhdistyksen vuosikokouksessa käsitellään seuraavat asiat:
1. kokouksen avaus
2. valitaan kokouksen puheenjohtaja, sihteeri, kaksi pöytäkirjan tarkastajaa ja tarvittaessa kaksi ääntenlaskijaa.
3. todetaan kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus
4. hyväksytään kokouksen työjärjestys
5. esitetään tilinpäätös, vuosikertomus ja toiminnantarkastajien tai tilintarkastajien lausunto
6. päätetään tilinpäätöksen vahvistamisesta ja vastuuvapauden myöntämisestä hallitukselle ja muille vastuuvelvollisille.
7. vahvistetaan toimintasuunnitelma, tulo- ja menoarvio sekä jäsenmaksun suuruus
8. valitaan hallituksen puheenjohtaja ja muut jäsenet
9. valitaan edustajat Kirjailijaliitto ry:n ja Kirjailijayhdistysten verkoston tilaisuuksiin, sekä tarvittaessa muihin tilaisuuksiin.
10. valitaan yksi tai kaksi toiminnantarkastajaa ja varatoiminnantarkastajaa, taikka yksi tai kaksi tilintarkastajaa ja varatilintarkastajaa
11. käsitellään muut kokouskutsussa mainitut asiat.

Mikäli yhdistyksen jäsen haluaa saada jonkin asian yhdistyksen vuosikokouksen käsiteltäväksi, on hänen ilmoitettava siitä kirjallisesti hallitukselle niin hyvissä ajoin, että asia voidaan sisällyttää kokouskutsuun.

7 § Äänestys
Yhdistyksen kokouksen päätökseksi tulee, ellei säännöissä ole toisin määrätty, se mielipide, jota on kannattanut yli puolet annetuista äänistä. Äänten mennessä tasan ratkaisee kokouksen puheenjohtajan ääni, vaaleissa kuitenkin arpa.

8 § Tilikausi ja tilintarkastus
Yhdistyksen tilikausi on kalenterivuosi.
Tilinpäätös tarvittavine asiakirjoineen ja hallituksen vuosikertomus on annettava toiminnantarkastajille/ tilintarkastajille viimeistään kuukautta ennen vuosikokousta.

Toiminnantarkastajien/tilintarkastajien tulee antaa kirjallinen lausuntonsa viimeistään kaksi viikkoa ennen vuosikokousta hallitukselle.

9 § Yhdistyksen nimen kirjoittaminen
Yhdistyksen nimen kirjoittaa puheenjohtaja, varapuheenjohtaja, sihteeri tai rahastonhoitaja, kaksi yhdessä.

10 § Sääntöjen muuttaminen ja yhdistyksen purkaminen
Päätös sääntöjen muuttamisesta ja yhdistyksen purkamisesta on tehtävä yhdistyksen kokouksessa vähintään kolmen neljäsosan (3/4) enemmistöllä annetuista äänistä. Kokouskutsussa on mainittava sääntöjen muuttamisesta tai yhdistyksen purkamisesta.

Yhdistyksen purkautuessa on sen varat luovutettava viimeistään yhdistyksen purkamisvuoden loppuun mennessä Suomalaisen Kirjallisuuden Seuralle käytettäväksi, mikäli mahdollista, Elias Lönnrotin elämäntyön tutkimus- ja julkaisutoimintaan.
Yhdistyksen tullessa lakkautetuksi käytetään sen varat samaan tarkoitukseen.